Content
 BigPicture

About BigPicture

BigPicture installation and updates

Quick start with BigPicture

BigPicture Sizing Guide

Cloud vs. Server - Key Differences in BigPicture on These Platforms

BigPicture Export

Progress Tracking

Tutorials and tips

Integrations

 BigPicture release notes

BigPicture Cloud Backlog

 BigGantt

About BigGantt

BigGantt - Important Notice

BigGantt installation and updates

BigGantt Cloud Backlog

Cloud vs. Server - Key Differences in BigPicture on These Platforms

 BigGantt release notes

Shortcuts
 Release notes
 BigPicture
 Jira Cloud

 Jira Server

 Trello

 BigGantt
 Jira Cloud

 Jira Server

 BigTemplate
 Jira Cloud

 Jira Server

 BigPicture Enterprise
 Jira Cloud

 Jira Server

Knowledge Base

Tutorials and tips

Search



How does the Resource synchronization work?

Which Resource attributes are synchronized with Tempo? When synchronizing Resources, what BigPicture does is really synchronization of Resources in Workload and Holiday Plans. When it comes to Resource’s other attributes (name, surname, avatar etc.), those are being pulled directly from JIRA as both: BP and Tempo are JIRA plugins and use the same pool of information.

Resource synchronization rules

Rules which apply to Resource synchronization are a bit different from rules of Workload and Holiday Plans Synhronization, but differences are really subtle since as we’ve already mentioned, both plugins use Resource data which is predefined in the user base in JIRA and both pool the same data. This means that for both: Tempo and BP we are capable of finding the JIRA user which represents the same Resource. Below you can find a table which sums up and describes rules of Resource synhronization. Those which differ Workload an Holiday Plan synchronization from Resource synchronizarion are marked with a blue colour. 

It is worth mentioning that as Resources are dependent on W&H Plans, the BigPicture performs the implicit synchronization of Workload and Holiday Plans during a Resource synchronization.

Action performed in Tempo

What will happen with the Data in BP during the synchronization?

Adding a Resource

If in BP the Resource already exists for the same user in JIRA, the the Resource will become synchronized, and its status will become synchronized with its counterpart in Tempo, meaning the Resource will be assigned to the Workload and Holiday Plan which was predefined and assigned to in Tempo plugin.

If in BP the Resource does not exist for the same JIRA user, then with data pulled from Tempo, a new external synchronized Resource will be created.

Resource Modification 

If the corresponding Resource is synchronized, then changes will be synchronized.

If the corresponding Resource is is overwritten, then changes will be ignored.

Deleting Resource

The corresponding Resource changes its status to ‚native’ (regardles if it was synchronized or overwritten)

Action performed in BigPicture

What will happen with the external Resource (coming from Tempo)? 

Adding a new Resource

  • Nothing will happen with the external Resource. It will be added as native one.

Adding an external Resource

  • This operation cannot be performed

Modifying a native Resource

  • Nothing will happen to external Resources. It will be modified and will still hold a ‚native’ status. 


Modifying an external Resource

If the Resource is synchronized, then changes will be applied, and the Resource will change its status to ‚overwritten’.
If the Resource is already ‚overwritten’ then changes will be applied without a status change.

Warning: It is possible to switch ‚overwritten’ Resource back to its ‚synchronized’ state by clicking the ‚Resynchronize with Tempo’ button in detailed view of that specific Resource.

Deleting a native Resource

  • This operation cannot be performed

Deleting an external Resource

  • This operation cannot be performed

Questions and answers

If I decide to overwrite a Workload/Holiday Plan, will that automatically overwrite Resources linked to that Workload/Holiday Plan?

You are probably wondering how would BigPicture act in case when: 

  1. You’ve synchronized Workload Plan, Holiday Plans and Resources with Tempo which creates dependency in which in BP you have synchronized Resources which are assigned to synchronized Workload and Holiday Plans. 
  2. You’ve modified in BP one of synchronized Workload Plans (or Holiday Plans) which made it to become ‚overwritten’. 

Will that make Resources (which are linked to it) ‚overwritten’ too? 

The answer is: "No." Changing status of W/H Plans from synchronized to overwritten will not affect Resources assigned to them. It is possible then to have synchronized Resource that is assigned to overwritten Workload / Holiday Plan.


 

Jak działa synchronizacja Skilli?

Najważniejsza informacje:

  • To, co w BP nazywamy Skillami, w Tempo nazywa się Role.
  • Skille są synchronizowane po nazwie.
    • Przykład: Jesteśmy przed pierwszą synchronizacją BP-Tempo. W BP jest Skill o nazwie "Developer", w Tempo jest Role o nazwie "Developer". Podczas synchronizacji Skill "Developer" z BP (do tej pory NATIVE) stanie się SYNCHRONIZED z Role "Developer" z Tempo.
    • (Szczegółowe informacje dot. synchronizaowania po nazwie są w tabeli poniżej.)


Akcja wykonana w Tempo

Co się stanie podczas synchronizacji z danymi w BP?

Dodanie Skilla

  • Jeżeli w BP istnieje NATIVE Skill o takiej samej nazwie, jaką ma Skill dodany do Tempo, to Skill w BP stanie się SYNCHRONIZED, a jego stan (tj. nazwa i opis) zostanie zsynchronizowany ze stanem Skilla w Tempo
  • W przeciwnym przypadku, w BP zostanie utworzony nowy EXTERNAL SYNCHRONIZED Skill na podstawie Skilla z Tempo

Modyfikacja Skilla

  • Jeżeli odpowiadający Skill jest SYNCHRONIZED, to nastąpi synchronizacja zmian

  • Jeżeli odpowiadający Skill jest OVERWRITTEN, to zmiany zostaną zignorowane

Usunięcie Skilla

  • Odpowiadający Skill zmieni status na NATIVE (niezależnie od tego, czy był SYNCHRONIZED, czy OVERWRITTEN)

Akcja wykonana w BP

Co się stanie ze Skillami EXTERNAL (czyli pochodzącymi z Tempo)?

Dodanie NATIVE Skilla

-

(Nic się nie stanie z EXTERNAL Skillami. Skill zostanie po prostu dodany jako NATIVE.)

Dodanie EXTERNAL Skilla

-

(Brak takiej operacji. Z poziomu BP można dodawać tylko NATIVE Skille. EXTERNAL Skille powstają wyłącznie w efekcie synchronizacji z Tempo.)

Modyfikacja NATIVE Skilla

-

(Nic się nie stanie z EXTERNAL Skillami. Skill zostanie zmodyfikowany i nadal będzie miał status NATIVE).

Modyfikacja EXTERNAL Skilla

  • Jeżeli Skill jest SYNCHRONIZED, to zmiany zostaną dokonane, a Skill zmieni status na OVERWRITTEN

  • Jeżeli Skill jest OVERWRITTEN, to zmiany zostaną dokonane (bez zmiany statusu)

Uwaga: Jest możliwe, aby OVERWRITTEN Skill stał się z powrotem SYNCHRONIZED. W tym celu wystarczy dla tego Skilla kliknąć przycisk "Resynchronize with Tempo".

Usunięcie NATIVE Skilla

-

(Nic się nie stanie z EXTERNAL Skillami. Skill zostanie po prostu usunięty.)

Usunięcie EXTERNAL Skilla

-

(Operacja niedozwolona. Usunięcie EXTERNAL Skilla jest możliwe tylko po uprzednim usunięciu jego odpowiednika z Tempo.)


Jak działa synchronizacja Teamów?

Najważniejsze informacje:

  • BP synchronizuje Teamy z Tempo jako Globalne Teamy.
    • Czyli jeżeli chce się, aby Team z Tempo można było użyć w kontekście jakiegoś Programu, to należy przeprowadzić synchronizację (która utworzy Team Globalny), a następnie przejść do Teamów w interesującym nas w Programie w BP, po czym wybrać opcję "Use global team".
      • Można też wybrać opcję "Create copy of global team", która utworzy kopię Globalnego Teamu zsynchronizowanego z Tempo. Niestety, ponieważ będzie to kopia, kolejne synchronizacje z Tempo nie będą jej aktualizować (aktualizowany będzie tylko Globalny Team).
  • Teamy NIE są synchronizowane po nazwie.
    • Czyli jeśli w BP będzie istniał Globalny Team o nazwie "Witches" i w Tempo będzie istniał Team o nazwie "Witches", to podczas synchronizacji BP utworzy drugi Globalny Team o nazwie "WItches", synchronizowany z odpowiednikiem z Tempo.
  • Następujące atrybuty Teamów Tempo są synchronizowane:
    • Team Name
    • Team Summary
    • Team Members, którzy są użytkownikami Jiry (łącznie z Team Memberami dodanymi poprzez grupy z Jiry)
    • Dla każdego ww. Team Member synchronizowane są wszystkie jego Membershipy, a w każdym z nich:
      • Joining Date
      • Leaving Date
      • Skill
      • Availability
  • Następujące atrybuty Teamów Tempo NIE są synchronizowane:
    • Team Mission
    • Team Lead (użytkownik, który jest liderem Teamu)
    • Team Program (Program w Tempo to grupa Teamów; każdy Team Tempo może należeć do maksymalnie 1 takiej grupy)
    • Team Members, którzy nie są użytkownikami Jiry (Tempo pozwala dodawać takich "wirtualnych" Memberów)
    • Permissions
    • Links to Boards and Projects
  • Podczas synchronizacji Teamów synchronizowane są także wszystkie Skille z Tempo, a także tworzone są brakujące Resource'y (jako NATIVE).


Akcja wykonana w Tempo

Co się stanie podczas synchronizacji z danymi w BP?

Dodanie Teamu

  • Utworzenie EXTERNAL SYNCHRONIZED globalnego Teamu na podstawie danych z Tempo

    • Uwaga: Nowy EXTERNAL SYNCHRONIZED Team powstanie zawsze – nawet jeśli w BP istnieje już NATIVE Team o identycznej nazwie co Team z Tempo

Modyfikacja Teamu

  • Jeżeli odpowiadający Team jest SYNCHRONIZED, to nastąpi synchronizacja zmian

  • Jeżeli odpowiadający Team jest OVERWRITTEN, to zmiany zostaną zignorowane

Usunięcie Teamu

  • Jeżeli odpowiadający Team jest SYNCHRONIZED, to nastąpi usunięcie Teamu
  • Jeżeli odpowiadający Team jest OVERWRITTEN, to status Teamu zostanie zmieniony na NATIVE

Akcja wykonana w BP

Co się stanie z EXTERNAL Teamami (czyli pochodzącymi z Tempo)?

Dodanie NATIVE Teamu

-

(Nic się nie stanie z EXTERNAL Teamami. Team zostanie po prostu dodany jako NATIVE.)

Dodanie EXTERNAL Teamu

-

(Brak takiej operacji. Z poziomu BP można dodawać tylko NATIVE Teamy. EXTERNAL Teamy powstają wyłącznie w efekcie synchronizacji z Tempo.)

Modyfikacja NATIVE Teamu

-

(Nic się nie stanie z EXTERNAL Teamami. Team zostanie zmodyfikowany i nadal będzie miał status NATIVE).

Modyfikacja EXTERNAL Teamu

  • Jeżeli Team jest SYNCHRONIZED, to zmiany zostaną dokonane, a Team zmieni status na OVERWRITTEN
  • Jeżeli Team jest OVERWRITTEN, to zmiany zostaną dokonane (bez zmiany statusu)

Uwaga: Jest możliwe, aby OVERWRITTEN Team stał się z powrotem SYNCHRONIZED. W tym celu wystarczy dla tego Teamu kliknąć przycisk "Resynchronize with Tempo".

Usunięcie NATIVE Teamu

-

(Nic się nie stanie z EXTERNAL Teamami. Team zostanie po prostu usunięty.)

Usunięcie EXTERNAL Teamu

-

(Operacja niedozwolona. Usunięcie EXTERNAL Teamu jest możliwe tylko po uprzednim usunięciu jego odpowiednika z Tempo.)


Wydajność synchronizacji z Tempo

Mechanizm synchronizujący BP z pluginami Tempo został przez nas kompleksowo przetestowany pod względem wydajności. Powiemy krótko: synchronizacja z pluginami Tempo rocks także pod względem wydajności.

Inicjalna synchronizacja BP z Tempo, w którym zdefiniowano 2 500 Teamów (ze średnio 10 Memberami każdy, a każdy Member ze średnio 3 Membershipami), 20 000 Resource'ów, 400 Role, 400 Workload Scheme i 400 Holiday Scheme zajmowała na naszych testowych maszynach średnio ok. 3 minut, natomiast każda kolejna synchronizacja - ok. 30 sekund (różnica w czasie bierze się z faktu, że podczas inicjalnej synchronizacji BP tworzy nowe dane, a podczas każdej kolejnej - tylko je aktualizuje). Jakie były parametry techniczne naszych testowych maszyn? Procesor 2,2 GHz Intel Core i7, pamięć RAM o pojemności 3 GB - a więc jak widać, nothing special. Aha, na testowej maszynie stała zarówno Jira, jak i baza danych.

Ponieważ większość z naszych Klientów nie dysponuje aż tak wielkimi wolumenami danych, zakładamy, że w większości przypadków synchronizacja wszystkich Teamów, Resource'ów etc. będzie trwała pojedyncze sekundy (no może z wyjątkiem inicjalnej, która może potrwać maksymalnie kilka minut).