Content
 BigPicture

About BigPicture

BigPicture installation and updates

Quick start with BigPicture

BigPicture Sizing Guide

Cloud vs. Server - Key Differences in BigPicture on These Platforms

BigPicture Export

Progress Tracking

Tutorials and tips

Integrations

 BigPicture release notes

BigPicture Cloud Backlog

 BigGantt

About BigGantt

BigGantt - Important Notice

BigGantt installation and updates

BigGantt Cloud Backlog

Cloud vs. Server - Key Differences in BigPicture on These Platforms

 BigGantt release notes

Shortcuts
 Release notes
 BigPicture
 Jira Cloud

 Jira Server

 Trello

 BigGantt
 Jira Cloud

 Jira Server

 BigTemplate
 Jira Cloud

 Jira Server

 BigPicture Enterprise
 Jira Cloud

 Jira Server

Knowledge Base

Tutorials and tips

Search

Workload and Holiday Plans synchronization

The Workload Schemes which were imported from Tempo plugin can be distinguish by:

  • Tempo label,
  • Tempo code.

Codes of these external Workload Plans were automatically generated in order to describe the external (Tempo's) WP's. These codes also have Tempo attached to their name so you cannot mistake them for our native codes. 

You might have also noticed that if before the synchronization in BP and in the Tempo plugin there were two workload patterns recorded under the same name: a Workload Plan and a Workload Scheme named „Full-time”, then after we proceed with the synchronization of a Workload Scheme -  a new „Full-time” Workload Plan was generated. As a result, we have two Workload Plans named: „Full-time” of which one is native and one is external. This decision was made in order to avoid any unwanted mistakes and keep our project safer. This is why we do not merge any objects and do not alter any data nor information in any of your Workload records (even if they carry the same name).  

The same rule applies to our Holiday Plans.

Synchronization performed on the Workload Plan page will ONLY perform a full sync of Workload Plans / Schemes, leaving Holiday Plans and Resources untouched for further synchronization on pages dedicated to these records (modules).

Overwriting and deleting Workload / Holiday Plan which has already been synchronized with BP

Plans updated using Tempo

Will the plans be synchronized? The answer is: „No, they won’t”. And it is not and error - it is indeed a feature. A feature which intends to give a user as much control over a project, as it is possible. In order for the External Workload/Holiday plans to be synchronized correctly after changes were implemented in Tempo Schemes, you will have to use the „Synchronize with Tempo” button. This sort of behaviour may seem to be far from intuitive, though (as we’ve mentioned) it is intended in order to give you as much control over the data-flow between both plugins as it is possible.

Plans updated using BigPicutre

What will happen if you decide to modify synchronized Workload/Holiday Plan in BigPicture? Plans will be overwritten and a "pen" icon will be added to the label.

Deleting plans

What will happen when we decide to delete from Tempo Workload/Holiday Scheme which is synchronized with BP? It really depends if the object which you’ve deleted was either ‚synchronized’ or 'ovewritten’.

  • If the object is marked as 'synchronized', then during the Synchronization with Tempo it will also be deleted from BigPicture.
  • If the object is marked as 'overwritten' (which means, you’ve implemented some changes from the perspective of BP, which are only visible in BP), then during the next synchronization with Tempo it WILL NOT be deleted and will become a 'native’ object.


Workload and Holiday Plans synchronization rules

Type of Action Performed in Tempo

What will happen during Synchronization in BigPicture

Adding Workload/Holiday Scheme

Creation of a new - external Workload/HolidayPlan with the data stored in Tempo.


Warning: An external Workload/Holdiay Plan will be generated even if a native W/H Plan is already in place in BP (with the same name and/or the same daily workloads).

Modifying Workload/Holiday Scheme

If corresponding Workload/Holiday Plan is synchronized, then all changes will be implemented.


If corresponding Workload/Holiday Plan is overwritten, then all changes will be ignored.

Deleting Workload/Holiday Scheme

If corresponding Workload/Holiday Plan is synchronized, then the Workload/Holiday Plan will be deleted.

If corresponding Workload/Holiday Plan is overwritten, then the status of that W/H Plan will be set to ‚native’.

Type of Action Performed in BP

What will happen with the ‚external’ Workload Plans (ones which were pulled from Tempo)?

Adding native Workload/Holiday Plan

•  Nothing will happen with the external Workload/Holiday Plan. The W/H Plan will just added as a ‚native’ one.

Adding external Workload/Holiday Plan

•  Such operation cannot be performed. In BigPicture only native Workload/holiday Plans can be added and the external ones are generated only through the Synchronization with Tempo.

Modifying native Workload/Holiday Plan

•  Nothing will happen with the external Workload/Holiday Plans. The W/H Plan will just be modified and stay in the native status.

Modifying external Workload/Holiday Plan

If Workload/Holiday Plan is synchronized, then changes will be applied and W/H Plan will change its status to ‚overwritten’.


If Workload/Holiday Plan is overwitten, then changes will be applied without a status change.


Warning: It is possible to switch ‚overwritten’ Plan back to its ‚synchronized’ state by clicking the ‚Resynchronize with Tempo’ button in detailed view of that specific W/H.

Deleting native Workload/Holiday Plan


•  Nothing will happen with the external Workload/Holiday Plans. The W/H Plan will just disappear.

Deleting external Workload/Holiday Plan

  • The plugin will prevent you from performing this action. 

It is only possible by deleting the Plan from Tempo plugin!


How does the Resource synchronization work?

Which Resource attributes are synchronized with Tempo? When synchronizing Resources, what BigPicture does is really synchronization of Resources in Workload and Holiday Plans. When it comes to Resource’s other attributes (name, surname, avatar etc.), those are being pulled directly from JIRA as both: BP and Tempo are JIRA plugins and use the same pool of information.

Resource synchronization rules

Rules which apply to Resource synchronization are a bit different from rules of Workload and Holiday Plans Synhronization, but differences are really subtle since as we’ve already mentioned, both plugins use Resource data which is predefined in the user base in JIRA and both pool the same data. This means that for both: Tempo and BP we are capable of finding the JIRA user which represents the same Resource. Below you can find a table which sums up and describes rules of Resource synhronization. Those which differ Workload an Holiday Plan synchronization from Resource synchronizarion are marked with a blue colour. 

It is worth mentioning that as Resources are dependent on W&H Plans, the BigPicture performs the implicit synchronization of Workload and Holiday Plans during a Resource synchronization.

Action performed in Tempo

What will happen with the Data in BP during the synchronization?

Adding a Resource

If in BP the Resource already exists for the same user in JIRA, the the Resource will become synchronized, and its status will become synchronized with its counterpart in Tempo, meaning the Resource will be assigned to the Workload and Holiday Plan which was predefined and assigned to in Tempo plugin.

If in BP the Resource does not exist for the same JIRA user, then with data pulled from Tempo, a new external synchronized Resource will be created.

Resource Modification 

If the corresponding Resource is synchronized, then changes will be synchronized.

If the corresponding Resource is is overwritten, then changes will be ignored.

Deleting Resource

The corresponding Resource changes its status to ‚native’ (regardles if it was synchronized or overwritten)

Action performed in BigPicture

What will happen with the external Resource (coming from Tempo)? 

Adding a new Resource

  • Nothing will happen with the external Resource. It will be added as native one.

Adding an external Resource

  • This operation cannot be performed

Modifying a native Resource

  • Nothing will happen to external Resources. It will be modified and will still hold a ‚native’ status. 


Modifying an external Resource

If the Resource is synchronized, then changes will be applied, and the Resource will change its status to ‚overwritten’.
If the Resource is already ‚overwritten’ then changes will be applied without a status change.

Warning: It is possible to switch ‚overwritten’ Resource back to its ‚synchronized’ state by clicking the ‚Resynchronize with Tempo’ button in detailed view of that specific Resource.

Deleting a native Resource

  • This operation cannot be performed

Deleting an external Resource

  • This operation cannot be performed

Questions and answers

If I decide to overwrite a Workload/Holiday Plan, will that automatically overwrite Resources linked to that Workload/Holiday Plan?

You are probably wondering how would BigPicture act in case when: 

  1. You’ve synchronized Workload Plan, Holiday Plans and Resources with Tempo which creates dependency in which in BP you have synchronized Resources which are assigned to synchronized Workload and Holiday Plans. 
  2. You’ve modified in BP one of synchronized Workload Plans (or Holiday Plans) which made it to become ‚overwritten’. 

Will that make Resources (which are linked to it) ‚overwritten’ too? 

The answer is: "No." Changing status of W/H Plans from synchronized to overwritten will not affect Resources assigned to them. It is possible then to have synchronized Resource that is assigned to overwritten Workload / Holiday Plan.


 

Jak działa synchronizacja Skilli?

Najważniejsza informacje:

  • To, co w BP nazywamy Skillami, w Tempo nazywa się Role.
  • Skille są synchronizowane po nazwie.
    • Przykład: Jesteśmy przed pierwszą synchronizacją BP-Tempo. W BP jest Skill o nazwie "Developer", w Tempo jest Role o nazwie "Developer". Podczas synchronizacji Skill "Developer" z BP (do tej pory NATIVE) stanie się SYNCHRONIZED z Role "Developer" z Tempo.
    • (Szczegółowe informacje dot. synchronizaowania po nazwie są w tabeli poniżej.)


Akcja wykonana w Tempo

Co się stanie podczas synchronizacji z danymi w BP?

Dodanie Skilla

  • Jeżeli w BP istnieje NATIVE Skill o takiej samej nazwie, jaką ma Skill dodany do Tempo, to Skill w BP stanie się SYNCHRONIZED, a jego stan (tj. nazwa i opis) zostanie zsynchronizowany ze stanem Skilla w Tempo
  • W przeciwnym przypadku, w BP zostanie utworzony nowy EXTERNAL SYNCHRONIZED Skill na podstawie Skilla z Tempo

Modyfikacja Skilla

  • Jeżeli odpowiadający Skill jest SYNCHRONIZED, to nastąpi synchronizacja zmian

  • Jeżeli odpowiadający Skill jest OVERWRITTEN, to zmiany zostaną zignorowane

Usunięcie Skilla

  • Odpowiadający Skill zmieni status na NATIVE (niezależnie od tego, czy był SYNCHRONIZED, czy OVERWRITTEN)

Akcja wykonana w BP

Co się stanie ze Skillami EXTERNAL (czyli pochodzącymi z Tempo)?

Dodanie NATIVE Skilla

-

(Nic się nie stanie z EXTERNAL Skillami. Skill zostanie po prostu dodany jako NATIVE.)

Dodanie EXTERNAL Skilla

-

(Brak takiej operacji. Z poziomu BP można dodawać tylko NATIVE Skille. EXTERNAL Skille powstają wyłącznie w efekcie synchronizacji z Tempo.)

Modyfikacja NATIVE Skilla

-

(Nic się nie stanie z EXTERNAL Skillami. Skill zostanie zmodyfikowany i nadal będzie miał status NATIVE).

Modyfikacja EXTERNAL Skilla

  • Jeżeli Skill jest SYNCHRONIZED, to zmiany zostaną dokonane, a Skill zmieni status na OVERWRITTEN

  • Jeżeli Skill jest OVERWRITTEN, to zmiany zostaną dokonane (bez zmiany statusu)

Uwaga: Jest możliwe, aby OVERWRITTEN Skill stał się z powrotem SYNCHRONIZED. W tym celu wystarczy dla tego Skilla kliknąć przycisk "Resynchronize with Tempo".

Usunięcie NATIVE Skilla

-

(Nic się nie stanie z EXTERNAL Skillami. Skill zostanie po prostu usunięty.)

Usunięcie EXTERNAL Skilla

-

(Operacja niedozwolona. Usunięcie EXTERNAL Skilla jest możliwe tylko po uprzednim usunięciu jego odpowiednika z Tempo.)


Jak działa synchronizacja Teamów?

Najważniejsze informacje:

  • BP synchronizuje Teamy z Tempo jako Globalne Teamy.
    • Czyli jeżeli chce się, aby Team z Tempo można było użyć w kontekście jakiegoś Programu, to należy przeprowadzić synchronizację (która utworzy Team Globalny), a następnie przejść do Teamów w interesującym nas w Programie w BP, po czym wybrać opcję "Use global team".
      • Można też wybrać opcję "Create copy of global team", która utworzy kopię Globalnego Teamu zsynchronizowanego z Tempo. Niestety, ponieważ będzie to kopia, kolejne synchronizacje z Tempo nie będą jej aktualizować (aktualizowany będzie tylko Globalny Team).
  • Teamy NIE są synchronizowane po nazwie.
    • Czyli jeśli w BP będzie istniał Globalny Team o nazwie "Witches" i w Tempo będzie istniał Team o nazwie "Witches", to podczas synchronizacji BP utworzy drugi Globalny Team o nazwie "WItches", synchronizowany z odpowiednikiem z Tempo.
  • Następujące atrybuty Teamów Tempo są synchronizowane:
    • Team Name
    • Team Summary
    • Team Members, którzy są użytkownikami Jiry (łącznie z Team Memberami dodanymi poprzez grupy z Jiry)
    • Dla każdego ww. Team Member synchronizowane są wszystkie jego Membershipy, a w każdym z nich:
      • Joining Date
      • Leaving Date
      • Skill
      • Availability
  • Następujące atrybuty Teamów Tempo NIE są synchronizowane:
    • Team Mission
    • Team Lead (użytkownik, który jest liderem Teamu)
    • Team Program (Program w Tempo to grupa Teamów; każdy Team Tempo może należeć do maksymalnie 1 takiej grupy)
    • Team Members, którzy nie są użytkownikami Jiry (Tempo pozwala dodawać takich "wirtualnych" Memberów)
    • Permissions
    • Links to Boards and Projects
  • Podczas synchronizacji Teamów synchronizowane są także wszystkie Skille z Tempo, a także tworzone są brakujące Resource'y (jako NATIVE).


Akcja wykonana w Tempo

Co się stanie podczas synchronizacji z danymi w BP?

Dodanie Teamu

  • Utworzenie EXTERNAL SYNCHRONIZED globalnego Teamu na podstawie danych z Tempo

    • Uwaga: Nowy EXTERNAL SYNCHRONIZED Team powstanie zawsze – nawet jeśli w BP istnieje już NATIVE Team o identycznej nazwie co Team z Tempo

Modyfikacja Teamu

  • Jeżeli odpowiadający Team jest SYNCHRONIZED, to nastąpi synchronizacja zmian

  • Jeżeli odpowiadający Team jest OVERWRITTEN, to zmiany zostaną zignorowane

Usunięcie Teamu

  • Jeżeli odpowiadający Team jest SYNCHRONIZED, to nastąpi usunięcie Teamu
  • Jeżeli odpowiadający Team jest OVERWRITTEN, to status Teamu zostanie zmieniony na NATIVE

Akcja wykonana w BP

Co się stanie z EXTERNAL Teamami (czyli pochodzącymi z Tempo)?

Dodanie NATIVE Teamu

-

(Nic się nie stanie z EXTERNAL Teamami. Team zostanie po prostu dodany jako NATIVE.)

Dodanie EXTERNAL Teamu

-

(Brak takiej operacji. Z poziomu BP można dodawać tylko NATIVE Teamy. EXTERNAL Teamy powstają wyłącznie w efekcie synchronizacji z Tempo.)

Modyfikacja NATIVE Teamu

-

(Nic się nie stanie z EXTERNAL Teamami. Team zostanie zmodyfikowany i nadal będzie miał status NATIVE).

Modyfikacja EXTERNAL Teamu

  • Jeżeli Team jest SYNCHRONIZED, to zmiany zostaną dokonane, a Team zmieni status na OVERWRITTEN
  • Jeżeli Team jest OVERWRITTEN, to zmiany zostaną dokonane (bez zmiany statusu)

Uwaga: Jest możliwe, aby OVERWRITTEN Team stał się z powrotem SYNCHRONIZED. W tym celu wystarczy dla tego Teamu kliknąć przycisk "Resynchronize with Tempo".

Usunięcie NATIVE Teamu

-

(Nic się nie stanie z EXTERNAL Teamami. Team zostanie po prostu usunięty.)

Usunięcie EXTERNAL Teamu

-

(Operacja niedozwolona. Usunięcie EXTERNAL Teamu jest możliwe tylko po uprzednim usunięciu jego odpowiednika z Tempo.)


Wydajność synchronizacji z Tempo

Mechanizm synchronizujący BP z pluginami Tempo został przez nas kompleksowo przetestowany pod względem wydajności. Powiemy krótko: synchronizacja z pluginami Tempo rocks także pod względem wydajności.

Inicjalna synchronizacja BP z Tempo, w którym zdefiniowano 2 500 Teamów (ze średnio 10 Memberami każdy, a każdy Member ze średnio 3 Membershipami), 20 000 Resource'ów, 400 Role, 400 Workload Scheme i 400 Holiday Scheme zajmowała na naszych testowych maszynach średnio ok. 3 minut, natomiast każda kolejna synchronizacja - ok. 30 sekund (różnica w czasie bierze się z faktu, że podczas inicjalnej synchronizacji BP tworzy nowe dane, a podczas każdej kolejnej - tylko je aktualizuje). Jakie były parametry techniczne naszych testowych maszyn? Procesor 2,2 GHz Intel Core i7, pamięć RAM o pojemności 3 GB - a więc jak widać, nothing special. Aha, na testowej maszynie stała zarówno Jira, jak i baza danych.

Ponieważ większość z naszych Klientów nie dysponuje aż tak wielkimi wolumenami danych, zakładamy, że w większości przypadków synchronizacja wszystkich Teamów, Resource'ów etc. będzie trwała pojedyncze sekundy (no może z wyjątkiem inicjalnej, która może potrwać maksymalnie kilka minut).